Entender o que é reembolso de despesas e como fazê-la de maneira eficaz no negócio pode fazer toda a diferença na lucratividade.
Já que existem vários processos importantes na empresa e saber como gerenciá-los é fundamental para manter a saúde financeira em dia, os aspectos da CLT, por exemplo, precisam ser observados.
Se você deseja saber quais são as melhores dicas para realizar o reembolso de despesas no negócio, vale a pena continuar a leitura e conferir o conteúdo que preparamos!
O que é reembolso de despesas?
O reembolso de despesas é um procedimento importante para garantir a redução de custos e evitar gastos corporativos desnecessários. Nesse sentido, são relacionados às tarefas externas efetuadas por um colaborador.
Por exemplo, é comum haver solicitações referentes a alimentação, pagamento de hotel, transporte entre as cidades e outros fatores.
Assim, é importante ter um meio para assegurar um bom gerenciamento com a intenção de realizar o reembolso de despesas para funcionários.
Como funciona o reembolso de despesas?
Existem alguns meios de completar esse processo. Por exemplo, é possível elaborar um formulário adequado para que os indivíduos façam a solicitação de reembolso de despesas e consigam reaver o dinheiro.
A partir disso, é plausível fazer a análise e, caso seja procedente, realizar a devolução a quem é de direito.
É viável elaborar esse processo de maneira manual, utilizando uma planilha de reembolso de despesas, ou de forma automática, com o uso de um software para gerir.
Reembolso de despesas: o que diz a CLT?
Compreender quais são as diretrizes definidas pela CLT é importante para não errar no processo. Nesse sentido, é definida a necessidade de elaborar uma política de reembolso adequado, definindo diversos aspectos importantes.
É relevante alinhar as diretrizes e deixar claro para os colaboradores. Além disso, a lei define que esse processo não é uma parte do salário e, com isso, não há incidência de imposto ou tributo.
Também há diretrizes sobre despesas relacionadas ao home office e, ainda, às atividades externas do negócio. Para isso, é fundamental avaliar a CLT e entender quais são os pontos essenciais para otimizar esse procedimento.
Quais as classificações dos reembolso de despesas?
Fazer uma classificação apropriada pode auxiliar na hora de gerenciar as despesas de forma mais adequada. Isso ajuda no momento de compreender como contabilizar o reembolso e evitar erros.
Por exemplo, é possível classificar os gastos como fixos ou variáveis, obrigatórias e não-obrigatórias, regulares e extraordinárias e também por centro de custos.
Tais classificações podem facilitar o trabalho do dia a dia e evitar erros na hora de lançar. Como consequência, é possível melhorar a gestão.
Como contabilizar reembolso de despesas?
A contabilização adequada no reembolso de despesas é importante para não cometer muitos erros e também para garantir eficiência nesse processo. Por exemplo, realizar os lançamentos por meio de uma planilha é uma opção.
Nesse caso, será mais trabalhoso e pode incorrer em erros. Portanto, é necessário maior nível de atenção e organização. Caso contrário, haverá muitos equívocos e o seu processo será ineficaz.
Outra opção é utilizar um software para tornar sua gestão mais rápida e otimizada. Nesse sentido, é importante procurar no mercado as melhores alternativas e avaliar quais atendem as necessidades do negócio.
5 dicas de como fazer o reembolso de despesas
Há várias práticas que podem tornar esse processo eficiente no negócio. Por meio delas, você pode obter clareza e evitar problemas. Com a intenção de ajudá-lo, separamos várias dicas. Confira!
1. Defina o que é reembolsável
Faça um referencial e disponibilize aos colaboradores para compreenderem quais são as despesas que podem pedir reembolso. Dessa forma, você não recebe pedidos sem sentido e garante mais eficiência. Além disso, gera clareza e não tem reclamações por parte da equipe.
2. Exija comprovantes
Para não ter tentativas de fraude, é importante solicitar aos colaboradores que entreguem os comprovantes de despesas. Dessa forma, é possível avaliar se a despesa é reembolsável ou não, além de garantir que os lançamentos para efetuar o controle sejam feitos de modo correto. Leia também, antifraude.
3. Tenha recibos prontos
Ter recibos elaborados para facilitar a vida na hora que surgirem as solicitações é essencial. Desse modo, você consegue ter agilidade e evitar que se acumulem pedidos em sua mesa. Além disso, traz segurança para que não haja reclamações ou processos trabalhistas por conta desse fator.
4. Faça os lançamentos
Lançar as despesas e ter uma maneira de controlar o negócio é muito importante. Assim, você não se perde nos valores e evita passar apertos financeiros no empreendimento. Para isso, é possível usar planilhas ou softwares. Avalie quais são as condições da empresa e faça a escolha a partir dos recursos disponíveis.
5. Faça uma política de reembolsos
É necessário que os colaboradores entendam quais são as condições e regras para que solicitem o reembolso de despesas. Além disso, deixe claro quais são os procedimentos a serem seguidos.
Para isso, a política de reembolso é fundamental. Também é necessário dar ciência sobre quais são os processos que o funcionário deve seguir.
Como melhorar o processo de reembolso de despesas?
Por meio de boas soluções e com o uso da tecnologia, você consegue otimizar o reembolso de despesas na empresa. Porém, apenas o uso de ferramentas adequadas não é o suficiente.
Nesse sentido, é importante investir em treinamentos e palestras que trazem mais conhecimento para os colaboradores envolvidos com esse aspecto.
Por meio desse tipo de ação, é viável proporcionar mais clareza aos membros do time e, com isso, conseguir eficiência.
Entendeu quais são as melhores dicas para fazer o reembolso de despesas e garantir melhores condições nesse processo no negócio?
Por meio das nossas dicas e também treinando os funcionários, é possível melhorar esse aspecto, manter a eficiência financeira e garantir alta lucratividade.
