No ambiente corporativo, precisamos estar atentos a uma série de situações. E uma delas, sem dúvidas, envolve o cuidado com as informações confidenciais.
Sejam elas de funcionários, da liderança e gestores ou, claro, dos clientes que fazem uso dos seus serviços no dia a dia.
Ter uma boa gestão de dados e tratar tais informações com o devido cuidado é algo indispensável nos dias de hoje. Isso evita problemas não só de cunho legal, mas também com a reputação da empresa frente aos que confiam naquela marca.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo para trazer as principais informações sobre o tema! Nele, você vai aprender mais sobre a relevância desse cuidado e poderá lidar com o assunto de forma mais incisiva. Vamos lá? Boa leitura!
O que são informações confidenciais?
Informação confidencial é o nome dado a todo e qualquer dado sensível e restrito. Isso mesmo: são aquelas informações que, caso sejam divulgadas, podem gerar danos à integridade das empresas ou dos clientes aos quais as informações pertencem.
Há vários tipos de informações que não devem ser divulgadas, como é o caso de:
- Dados da clientela;
- Planos de negócio;
- Estratégias exclusivas para a empresa;
- Segredos comerciais diversos;
- Planos de produtos;
- Dados financeiros;
- Documentação da equipe, entre outros.
Um bom exemplo disso é a boa e velha receita da Coca Cola. Ela é um segredo que nunca foi divulgado, para que a fórmula não seja copiada por outras empresas, o que certamente traria danos para as vendas da marca.
Assim, é mantida a “sete chaves” para que o sabor da bebida continue único.
Por que manter informações confidenciais sob sigilo?
A preservação da integridade dos negócios está diretamente associada à preservação dessas informações confidenciais. Dessa forma, evita que a empresa seja exposta a riscos que podem causar:
- Vazamento de dados;
- Perda de vantagem competitiva;
- Danos à reputação corporativa;
- Processos judiciais.
Por isso, há termos que podem ser assinados envolvendo esses dados e mantê-los sob segredo deve ser uma prioridade para negócios de qualquer porte ou segmento.
Qual a importância das informações confidenciais?
Dados são um verdadeiro tesouro para os dias atuais. Lidar com eles é uma grande vantagem competitiva para as empresas, tendo um valor estratégico quase inestimável.
Tais informações confidenciais são apenas da empresa, o que significa que mais ninguém tem acesso a elas. Assim, é possível utilizá-las de forma exclusiva, gerando estratégias não previstas pela concorrência. Por fim, fazendo com que ações que valorizem o cliente sejam tomadas em primeiríssima mão pelas marcas.
Saiba quais são os tipos de informação
Agora, veja quais são os tipos de informação de acordo com o seu grau de confidencialidade:
- Pública, que pode ser acessada e vista por todos;
- Uso interno, que tem um certo nível de confidencialidade, mas pode ser vista por quase todos os membros de uma empresa;
- Restrita, que começa a ter mais segurança e ser restrita (como o nome indica!) a um menor grupo de pessoas;
- Confidencial, aquelas informações que não podem vazar sob nenhuma hipótese e podem ser acessadas apenas por um grupo muito pequeno de indivíduos.
O que é um termo de confidencialidade?
Agora, que tal você entender o que é um termo de confidencialidade? Este é um documento legal que estabelece os deveres e os direitos das partes envolvidas na proteção de informações diversas.
Aqui, são estabelecidos detalhes como as restrições de uso dos dados, a proibição da divulgação ou do compartilhamento dessas informações. Além das consequências caso cada uma das partes quebrem esse combinado.
É um termo importantíssimo para assegurar tanto a empresa quanto às outras partes envolvidas. Deixando todos respaldados pela lei e muito mais confiantes de que os dados e informações estarão sob sigilo e segurança.
Como criar um termo de confidencialidade?
O melhor caminho para a criação de um termo de confidencialidade é a busca pela orientação jurídica. Os profissionais da área podem fazer um documento sem falhas, que cubra todas as partes e “feche as pontas” sem deixar nada à margem de interpretações.
É fundamental que tudo seja feito de forma bem clara e transparente, mediante uma conversa prévia entre ambas as partes e a equipe jurídica responsável. Assim, também é importante que os envolvidos sejam orientados sobre todos os detalhes antes da assinatura do documento.
Qual a relação entre a proteção de dados e as informações confidenciais?
A ligação entre esses dois termos é direta. Com o avanço da tecnologia, o armazenamento e o compartilhamento de informações digitais são muito importantes. Se tornaram ao mesmo tempo valiosos para as empresas e um tema sensível para os clientes.
Por isso, a proteção de dados envolve a contratação de equipes que possam mantê-los seguros com o uso de recursos tecnológicos. Do mesmo modo,à conformidade da empresa às regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.
Muitas vezes, termos envolvendo a LGPD são assinados no cotidiano, quando fazemos cadastros, baixamos algo online ou simplesmente interagimos com empresas via chats.
5 passos para manter informações confidenciais sob sigilo
Veja, agora, alguns passos importantes para que você possa manter tais informações sob sigilo em sua empresa! As dicas são:
- Conscientize os funcionários por meio da oferta de treinamentos frequentes para alinhar todos esses detalhes com a equipe;
- Use proteção física (cadeados, armários) para armazenar dados também físicos;
- Proteja os dados digitais por meio de senhas fortes e criptografia;
- restrinja o acesso, permitindo apenas que uma parte dos colaboradores possa chegar nesses dados;
- Faça backups regulares, utilizando de preferência um servidor seguro na nuvem para que os dados e informações sejam armazenados periodicamente.
Como podemos observar, manter as informações confidenciais sob sigilo é algo essencial para o dia a dia de trabalho de empresas de qualquer nicho. Por isso, não deixe de investir nesse quesito, tudo bem?
