Primeiramente, em um ambiente de negócios extremamente competitivo como o que estamos vivendo hoje, o uso eficaz da gestão da informação e do conhecimento é essencial.
Sem dúvida, um dos processos mais relevantes para o sucesso de uma empresa.
Gerenciar informações é um componente-chave para que qualquer organização conquiste resultados positivos.
Isso inclui garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados certos no momento certo.
Neste artigo, passaremos pela definição de gestão da informação, discutiremos seu papel nas empresas e explicaremos por que ela é vital.
O que é gestão da informação?
A gestão da informação organiza, integra e protege dados e conteúdo conforme eles fluem pelos processos de negócios dentro e fora da organização.
Com soluções de gerenciamento de informações, as organizações podem capturar, controlar e trocar informações de forma simples e segura para obter vantagens competitivas.
O que a gestão da informação estuda?
A gestão da informação é um campo emergente que se preocupa com:
- A infraestrutura usada para coletar, gerenciar, preservar, armazenar e fornecer informações;
- Os princípios orientadores que permitem que as informações estejam disponíveis para as pessoas certas no momento certo;
- A visão de que toda informação, tanto digital quanto física, é um ativo que requer uma gestão adequada;
- Os contextos organizacionais e sociais em que a informação existe.
Gestão da informação: exemplo
Na prática, a gestão da informação pode ser executada por meio de uma série de sistemas específicos. Vejam dois exemplos muito comuns.
Planejamento de recursos empresariais (ERP)
O planejamento de recursos empresariais (ERP) é um processo usado pelas organizações para gerenciar e integrar as partes, como planejamento, compras, estoque, vendas, marketing, finanças, recursos humanos e muito mais.
Os sistemas ERP auxiliam na implementação do planejamento de recursos, unificando todas as operações necessárias para gerenciar seus negócios em um único sistema.
Gestão da cadeia de suprimentos (SCM)
A gestão da cadeia de suprimentos, muitas vezes referida como SCM, é a administração dos dados, processos e funcionários vinculados a um produto ou serviço.
Desde o momento em que sua produção é planejada até sua venda ao consumidor final.
Inclui atividades de compra e fornecimento, fabricação e logística.
Como funciona a gestão da informação nas empresas?
Existem três tipos de sistema de gestão da informação nas empresas: operacional, de apoio à decisão e executivo.
O operacional fornece informações que são usadas para executar as operações diárias de uma organização.
Os sistemas de apoio fornecem informações que ajudam os gerentes na hora de tomar uma decisão.
Já o executivo fornece informações que são usadas por executivos de alto nível para tomar decisões estratégicas.
Qual a importância da gestão da informação?
A gestão da informação garante que as empresas possam:
- Superar desafios;
- Melhorar as operações de negócios;
- Atender às necessidades de funcionários e clientes;
- Melhorar a produtividade e a eficiência dos negócios;
- Melhorar a tomada de decisões e aprimorar a colaboração dos funcionários.
Gestão de tecnologia da informação: quais os benefícios?
A informação constitui a espinha dorsal da organização que desempenha um papel significativo no seu sucesso.
O gerenciamento adequado das informações é essencial para tornar o negócio mais lucrativo.
Redução do custo operacional
O objetivo de qualquer negócio é obter mais retornos com menos investimento.
A gestão da informação é uma das melhores formas de reduzir os custos operacionais.
Devoluções levantadas
Mais retornos podem ser obtidos utilizando os recursos de forma mais eficaz.
Os dados devem ser armazenados de forma que os funcionários não percam tempo na busca das informações.
Mitigação de risco
Os riscos inesperados têm a capacidade de paralisar a atividade empresarial.
O gerenciamento adequado das informações pode reduzir o medo dos riscos, realizando uma análise adequada.
Uso das mais recentes tecnologias
Para enfrentar os concorrentes no mundo dos negócios, é fundamental fazer uso das tecnologias no processo de trabalho.
A utilização das tecnologias mais recentes, como automação, aprendizado de máquina, inteligência artificial, entre outros, pode abrir caminho para um melhor uso das informações para fazer fortuna nos negócios.
Inovação nos negócios
Ao obter acesso a informações vitais, é fácil entender as necessidades do mercado e planejar adequadamente. Isso ajuda a influenciar as inovações nos produtos e serviços.
Uma melhor utilização dos dados fornece uma visão geral das tendências futuras nos negócios.
Quais são as etapas da gestão da informação
A gestão da informação inclui várias áreas-chave que definem a forma de processamento da informação dentro da organização.
É um exercício passo a passo onde um conceito facilita o funcionamento do outro.
Necessidade de informações
O passo inicial é encontrar a necessidade da informação. A empresa deve estar ciente das informações necessárias para o bom funcionamento do negócio.
Dá uma ideia básica sobre a qual o gerenciamento da informação pode ser planejado.
Derivando a intenção
Para implementar a estrutura de gerenciamento de forma eficaz, é essencial ter um objetivo claro que impulsione a utilização dos dados.
A ausência de qualquer visão clara tornará a gestão da informação inútil.
Escolha da tecnologia
A escolha da tecnologia é puramente baseada no limite do orçamento.
As tecnologias mais recentes, como inteligência artificial, automação, etc, são de capital intensivo e podem ser adotadas com base na capacidade de investimento da empresa.
Fonte de informação
A fonte de informação depende da necessidade dos dados. Pode ser de várias fontes, como fonte interna, equipes, análise de concorrentes, pesquisa de mercado etc.
Categorizando os dados
O próximo passo é definir um método para coletar e categorizar os dados. Inclui também outros aspectos como a quantidade de informações, frequência, tempo, etc.
As informações coletadas podem ser classificadas com base nas classificações como demográficas, técnicas, financeiras, entre outras.
Compartilhamento de dados
A principal intenção do gerenciamento de informações é recuperar e compartilhar informações de forma eficaz.
O método de compartilhamento será claramente definido no sistema.
A criação de dois ou mais canais facilitará o compartilhamento de informações, o que melhora a eficiência do trabalho.
Implementação
A implementação da gestão da informação não é um processo único. O sistema deve ser avaliado regularmente para descobrir quaisquer lacunas.
Manutenção
Ajuda a manter a gestão de dados atualizada com novos métodos e tecnologias.
A manutenção regular da estrutura de gerenciamento de informações melhora a produtividade e a eficiência, o que proporciona um triunfo sustentável nos negócios.
Gestão da informação e do conhecimento: quais as diferenças?
A gestão da informação é a tarefa de coletar, organizar e armazenar informações.
Enquanto isso, a gestão do conhecimento é o processo de gerenciamento de ativos de conhecimento.
A gestão da informação lida com a informação que já foi criada, enquanto a gestão do conhecimento lida com o conhecimento que precisa ser criado.
Dicas de como fazer uma gestão da informação efetiva
É importante ter uma boa prática de gestão da informação para o sucesso nos negócios.
Aqui estão algumas práticas recomendadas de gerenciamento de informações.
1. Abordagem personalizada
É uma tarefa desafiadora projetar e implementar o projeto de gestão da informação em um ambiente tão complexo.
A solução deve ser derivada com base nas necessidades e problemas em que o risco pode ser mitigado no projeto.
A implementação deve ser de baixo para cima, em que várias soluções menores são aplicadas para resolver um grande problema.
2. Implementação apropriada
Para fazer fortuna com os dados, é essencial educar os funcionários sobre o conceito de gestão da informação e incentivá-los a usar o software relacionado para processar os dados.
A falta de implementação resulta na perda de informações úteis que podem ser transformadas em lucro.
3. Solução priorizada
Em uma organização, não é possível resolver todos os problemas de uma só vez.
Portanto, é uma jogada inteligente priorizar os problemas com base no potencial de atender às necessidades de negócios.
O planejamento e a implementação de um melhor sistema de gestão da informação garantem o sucesso do negócio.
A organização com gerenciamento de dados bem executado não precisa se preocupar com a utilização de informações que auxiliam em grande parte para o funcionamento de um negócio.
Quanto maior a gestão da informação, maior o lucro para a empresa.
